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スキャナについて

 年々デジタル環境が進化して来て、仕事はもちろんプライベートでも大変便利になって来ました。そのうちの1つがスキャナだと思います。これのおかげで随分と書類保管の方法が変わりました。
 完了した仕事の文書を全て電子化しておけば、後日必要になった時に倉庫から引っ張り出さないで手元のPCやスマホから探し出せてしまう。それも探すスピードも抜群に早い。電子文書と電子化文書の違いとか業務によってはしっかり区分けをしなくてはいけない場合もありますが、自分用に保管するだけなら後から検索できるようにフォルダやファイルに一定のルール付けをして保存しておくだけでいい。うまくヒットしたら一瞬で検索できてしまう。


 10年くらい前からクラウド上にデータを保管する方法も豊富になって来たと思います。無料で一定の保管データ量を提供してくれるサービスでさえもう珍しくありません。今ではマイクロソフトの「ワード」に浸食されてしまい官公庁や自治体しか多く使われていないジャストシステムの「一太郎」が使いやすくて好きでした。その一太郎にインターネットディスクというオンラインストレージサービスが付いていて使っておりました。当時はデータの移動が今よりも簡単ではなく、USBメモリや様々な種類があったメモリーカードも高価でしたし、煩わしかったので、家と職場で同じデータを簡単に使えるのが本当に便利に感じたものでした。

大変お世話になってたのにDropboxに移行したのは気まぐれからだったかもしれない。


 今でこそ大容量USBメモリも廉価になってメモリーカードの規格も淘汰されているので困りませんが、媒体を買おうと思っても何が正解かが落ち着く前だったので迷うことが多かったです。
現在利用しているデータを保管できるストレージサービスとしては、「Dropbox」、「GoogleDrive」、「OneDrive」。少し用途が違いますが、同じく記録を残すものとして「Evernote」、「OneNote」。

もうこれなしでは仕事ができないかもしれません。バックアップやシェアに最高。
当然だけど各種Googleのサービスと連携できる。一番有能かもしれない。
名刺管理や備忘録として活躍してもらってます。でも機能を使いこなせていないと思う。難しい。


 それぞれに特徴があって使い勝手が違う。現在は主に有料版の「Dropbox」と「Evernote」を中心に利用してますが、「GoogleDrive」は無料の範疇でも写真は画質を少し落とすと無制限に保存してもらえる。普通に見る分には全く遜色がない。色々使うとややこしいので1つだけに統一したいけど、それぞれが特化している便利な機能をいいとこ取りして利用している状況で落ち着いてしまいました。現在「Office365」の導入を検討しているので、利用し出したら、また使い方が変わるのかもしれない。

officeを使ってると付いてくるんだが、なかなか利用しない。使わない手はないんだけどなぜだろう。
これもオフィス使ってくると付いてくるのでもっと使ってもいいはずなのに使わない。連携もいいのでOneDriveと一緒に使えばきっと便利なんだろうな。コストも安そうだし、ちょっと使ってみよう。


 話がタイトルのスキャナから離れてしまいましたが、職場でみんなと使っている複合機の他に自分だけの別のスキャナも使っています。もっぱら名刺の読み取りだけに使ってますが、原稿の種類も自動で判別し分別して保管してもらえるから大変楽使い勝手がいいです。OCR機能もあって自分で情報を入力しなくても名前や会社名を検索したら引っかかってくれる。もうこういった機能も当たり前になってきましたね。


 色んなものがペーパレス化してきて、会義なんかでも紙資料を使わないことが多くなってきましたが、やっぱり紙の方が頭に入りやすいのはどうしてなんでしょうね。比べて見ることもやっぱり紙の方がいい。コスト面と用途の兼ね合いで使い分けるのが正解なんでしょう。

 こんな便利さに慣れてしまったから、最近では写真の扱いに困ることがある。たまに印刷された写真をいただくんですが、大切に取っておく程でもない日常生活の写真はどうしていいか分からない。結局捨て切れずに保管してあるんですが、その前に取りあえずスキャナでデータ化しておく様になりました。「Evernote」や同期設定をしているフォルダに入れると自動的に「GooglePhoto」にアップされてスマホでどこでも見ることができる。本当に便利な世の中だ。写真の内容も自動的に判別してくれるので自動車とかで検索するとちゃんと自動車の写真が出てくる。人の顔まで区別して分類してくれるから、少し怖くもなってしまいます。


 でも、何だかんだ言ったって便利なものは享受していかないともったいないのでちゃんと乗っかって行くことにしよう。そういった作業が好きだし、第一楽しいですから。

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