デジタル環境が進化して来て、仕事はもちろんプライベートでも、大変便利になって来ました。
そのうちの１つに、スキャナがあります。
このおかげで、随分と書類保管の方法が変わりました。
書類のデジタル保管
完了した仕事の文書を全て電子化しておけば、後日必要になった時に倉庫から引っ張り出さないで、手元のＰＣやスマホから探すことができます。
探す時間もかなりの節約ができます。
電子文書と電子化文書の違いとかは、業務によってはしっかり区分けをしなくてはいけない場合もあります。
でも、自分用に保管するだけなら、後から検索できるように、フォルダやファイルに一定のルール付けをして、保存しておくだけで問題なしです。
うまくヒットしたら、一瞬で検索できてしまいます。
クラウドサービスも豊富
１０年くらい前から、クラウド上にデータを保管する方法も、かなり豊富になって来ました。
無料で一定の保管データ量を、提供してくれるサービスでさえ、もう珍しくありません。
今では、マイクロソフトの「ワード」主流となってしまいましたが、以前はジャストシステムの「一太郎」が使いやすくて好きでした。
その一太郎に、「インターネットディスク」というオンラインストレージサービスが付いていて、使っておりました。
当時はデータの移動が、今よりも簡単ではありませんでした。
ＵＳＢメモリといった、メモリーも高価でしたので、家と職場で同じデータを簡単に使えるのが、本当に便利に感じたものでした。
今でこそ、大容量ＵＳＢメモリも廉価になって、メモリーカードの規格も統一されているので困りませんが、どんな媒体を買おうか迷うことが多かったです。
現在利用している、データを保管できるストレージサービスとしては、「Ｄｒｏｐｂｏｘ」、「ＧｏｏｇｌｅＤｒｉｖｅ」、「ＯｎｅＤｒｉｖｅ」。
少し用途が違いますが、同じく記録を残すものとして「Ｅｖｅｒｎｏｔｅ」、「ＯｎｅＮｏｔｅ」。
用途に応じて、大変便利に使い分けています。
もうこれなしでは仕事ができないかもしれません。バックアップやシェアに最高。
各種Googleのサービスと連携できるので、使い勝手がいいです。
名刺管理や備忘録に便利。使い方はその人によって無限大。
それぞれに特徴があって使い勝手が違います。
現在は主に有料版の「Ｄｒｏｐｂｏｘ」と「Ｅｖｅｒｎｏｔｅ」を中心に利用してます。
「ＧｏｏｇｌｅＤｒｉｖｅ」は無料の範疇でも、他のサービスとの連携が便利です。
色々使うとややこしいので、１つだけに統一したいのですが、それぞれが特化している便利な機能を、いいとこ取りして利用している状況で、落ち着いてしまいました。
現在は、「マイクロソフト３６５」を導入したので、「ＯｎｅＤｒｉｖｅ」も利用しています。
仕事でワード、エクセルを多用する方なら、かなり便利です。
他のアプリケーションとの連携が便利です。
「Ｅｖｅｒｎｏｔｅ」と同様の機能を持った「ＯｎｅＮｏｔｅ」。
名刺をスキャナで自動的に保管する機能がないため、利用方法を模索中です。
専用スキャナが便利
話がタイトルのスキャナから離れてしまいましたが、職場で使っている共通の複合機の他に、自分だけ別のスキャナも使っています。
もっぱら名刺の読み取りだけに使ってますが、原稿の種類も自動で判別し、分別して保管してもらえるから、大変楽使い勝手がいいです。
ＯＣＲ機能もあって、自分で情報を入力しなくても、名前や会社名を検索したら引っかかってくれる。
もうこういった機能も、当たり前になってきましたね。
色んなものがペーパレス化してきて、会義なんかでも紙資料を使わないことが多くなってきました。
でも、やっぱり紙の方が頭に入りやすいのは、視覚的に違うからかもしれません。
コスト面と用途の兼ね合いで使い分けるのが正解なんでしょう。
連携サービスの利用
こんな便利さに慣れてしまったから、最近では写真の扱いに困ることが多くなりました。
たまにプリントされた写真をいただくんですが、大切に取っておく程でもない、日常生活の写真はどうしていいか分からなくなります。
結局捨て切れずに保管してあるんですが、その前に取りあえずスキャナでデータ化しておく様になりました。
「Ｅｖｅｒｎｏｔｅ」や、同期設定をしているフォルダに入れると、自動的に「ＧｏｏｇｌｅＰｈｏｔｏ」にアップされて、スマホでどこでも見ることができます。
本当に便利な世の中です。
写真の内容も、自動的に判別してくれるので、対象物の名前で検索するとちゃんと、その写真が出て来ます。
人の顔まで区別して分類してくれるから、少し怖くもなってしまいます。
まとめ
何だかんだ言っても、便利なものは享受していかないともったいないですね。
スキャナの普及により、資料の交換も簡単にできるようになりました。
電子署名のしてあるデジタル文書なら、その証明力は、紙資料よりも高い場合もあります。
職場や家庭にある共通の複合機のスキャナもいいですが、自分専用のスキャナがあると、資料の保管がかなりはかどります。
１台あると、どんどん使う様になりますので、きっかけにしてみては、いかがでしょうか？
資料が蓄積されるほど、便利になりますよ。
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